Wysyłanie wiadomości e‑mail do profesora, z którym chcemy współpracować przy doktoracie, bywa stresujące. Z jednej strony zależy nam na wzbudzeniu zainteresowania i zaprezentowaniu się z najlepszej strony, z drugiej – musimy pamiętać o zasadach savoir-vivre’u akademickiego, zwięzłości i precyzji. Poniżej przedstawiam szczegółowy poradnik, który pozwoli Ci stworzyć skuteczny i dobrze odbierany przez potencjalnego promotora e‑mail.
1. Temat wiadomości (Subject)
- Utrzymaj zwięzłość i konkret: np. „PhD Application Inquiry – [Twoja dziedzina / Tytuł możliwego projektu]”.
- Unikaj ogólników typu „Hello” czy „Enquiry”: profesor może dostawać dziesiątki wiadomości dziennie – krótki i rzeczowy temat zwiększa szansę na szybkie otwarcie e‑maila.
Przykładowy temat:
PhD Application Inquiry – Machine Learning in Healthcare
2. Rozpoczęcie (forma grzecznościowa i pierwsze zdania)
- Zwróć się do profesora z odpowiednim tytułem: „Dear Prof. [Nazwisko]” lub „Szanowny Panie Profesorze” (w korespondencji po polsku).
- Przedstaw się krótko: Imię, aktualna pozycja (np. student studiów magisterskich, absolwent) oraz uczelnia.
- Podaj kluczowy kontekst: Kiedy kończysz studia? Jaki kierunek? Czy masz już jakieś osiągnięcia?
Przykład akapitu otwierającego:
Dear Prof. Kowalski,
I am [Twoje imię i nazwisko], currently finishing my Master’s in Computer Science at [Nazwa Uczelni], where I have specialized in machine learning applications in healthcare.
3. Odwołanie do badań profesora i wzajemnych zainteresowań
- Pokaż, że znasz dorobek profesora: Wspomnij publikację, projekt lub inicjatywę badawczą, która Cię szczególnie zainteresowała.
- Połącz to z własnym doświadczeniem i osiągnięciami: Wyjaśnij, jak Twoje dotychczasowe prace albo praca magisterska współgrają z działalnością naukową profesora.
- Używaj konkretów: Jeśli profesor opublikował artykuł w czasopiśmie, napisz jego tytuł (lub temat), a nie mów tylko „I liked your last paper”.
Przykład:
Your research on [tytuł publikacji / projekt] strongly resonates with my current interests. In particular, your approach to [metodologia/findings] aligns well with what I explored in my Master’s thesis, focusing on [krótki opis zagadnienia].
4. Podkreślenie swoich kompetencji
- Wskaż konkretne umiejętności: np. programowanie w Pythonie, umiejętność analizy statystycznej, praca z konkretnym sprzętem laboratoryjnym.
- Wymień realne doświadczenia: np. projekty badawcze, staże, współpracę z przemysłem, publikacje.
- Bądź precyzyjny i rzeczowy: Nie chodzi o kopiowanie pełnego CV, a o krótką wzmiankę dwóch–trzech mocnych stron.
Przykład:
During my Master’s, I have gained extensive experience in data analysis (Python, R) and advanced machine learning techniques (deep neural networks). I also completed a summer internship at [firma/laboratorium], where I worked on [krótki opis projektu].
5. Cel: Doktorat i potencjalny temat
- Zasygnalizuj, czego szukasz: Czy interesuje Cię dołączenie do aktualnego projektu badawczego? A może proponujesz własny temat?
- Pokaż, że masz pomysł lub jesteś elastyczny: Czasem warto zasugerować, że jesteś otwarty na rekomendacje tematu.
- Wspomnij o finansowaniu: Jeżeli jesteś w trakcie starań o stypendium czy masz planowane źródła finansowania, podkreśl to – może być to ważne dla promotora.
Przykład:
I intend to begin my PhD in the fall of next year, focusing on advanced analytics in patient monitoring. My preliminary research plan involves exploring [proposed kierunek]. I am also currently applying for a scholarship from [nazwa programu/instytucji].
6. Prośba o krótki kontakt (call-to-action)
- Zaproponuj konkretny krok: np. czy profesor byłby skłonny umówić się na krótką rozmowę Zoom/Teams, by omówić potencjalną współpracę?
- Bądź pewny, ale uprzejmy: Nie formułuj prośby w stylu „czy moglibyśmy się…”, lecz raczej „Would you be available…?” lub „Would it be possible…?”
- Wskaż orientacyjny czas: np. „w przyszłym tygodniu na 15-minutową rozmowę”.
Przykład:
Would you be available for a brief (15–20 minute) Zoom call next week to discuss potential PhD supervision and research directions?
7. Zakończenie i podpis
- Krótka formuła grzecznościowa: „Best regards” lub „Kind regards” (w e‑mailach anglojęzycznych) / „Z wyrazami szacunku” (po polsku) – w zależności od konwencji.
- Imię i nazwisko, tytuły, ew. nazwę uczelni, podlinkowany profil (np. LinkedIn, ResearchGate), ale tylko jeśli są estetyczne i profesjonalne.
- Unikaj zbyt długich stopkowych disclaimers: Standardowa stopka uczelni jest ok, ale ściana tekstu może odstraszać.
Przykład:
Best regards,
Anna Nowak
Master’s Student, Computer Science, [Nazwa Uczelni]
[Telefon, link do LinkedIn/ResearchGate]
8. Najczęstsze błędy, których warto uniknąć
- Za długi e‑mail: Profesorski czas jest cenny. Ogranicz się do kilku akapitów, każdy maksymalnie 2–3 zdania.
- Brak personalizacji: Wysyłanie masowego, niemal identycznego e‑maila do wielu profesorów zwykle kończy się brakiem odpowiedzi. Odnieś się do konkretów badań danej osoby.
- Literówki i błędy gramatyczne: Mogą sugerować brak staranności. Sprawdź tekst przed wysłaniem.
- Zbyt formalny lub zbyt potoczny język: W e‑mailu akademickim stawiaj na grzeczność i rzeczowość, ale nie używaj przesadnie archaicznych zwrotów.
- Brak jasno sprecyzowanej prośby / call-to-action: Profesor może nie odpowiedzieć, jeśli nie wiadomo, czego dokładnie oczekujesz.
9. Przykładowy e‑mail – całość
Temat (Subject):
PhD Application Inquiry – Machine Learning in Healthcare
Treść wiadomości:
Dear Prof. Kowalski,
My name is Anna Nowak, and I am currently completing my Master’s in Computer Science at the University of Warsaw, where I have specialized in machine learning applications for patient monitoring. I expect to graduate with distinction in June 2023.
I have been following your work on “Deep Learning Models for Early Stroke Detection,” particularly the paper published in IEEE Transactions on Medical Imaging. The novel approach to imaging data preprocessing you discussed aligns closely with my Master’s thesis, in which I developed a convolutional model to predict early neurological deterioration.
During my Master’s, I also gained experience with Python, R, and TensorFlow, and collaborated with a local hospital to deploy a small-scale pilot project. This has fueled my interest in expanding these methods on a larger dataset and investigating new ensemble techniques.
I am planning to start my PhD in the fall of 2024 and am currently applying for a scholarship from the National Science Centre. I would be very interested in contributing to your lab’s ongoing research on real-time stroke prediction, potentially exploring novel ensemble architectures for diagnostic imaging.
Would you be available for a brief, 15-minute Zoom call next week to discuss potential PhD supervision and the direction of your current projects?
Thank you for your time and consideration.
Best regards,
Anna Nowak
Master’s Student, Computer Science, University of Warsaw
[Telefon, link do LinkedIn]
10. Dodatkowe wskazówki
- Przejrzyj stronę profesora: Zanim wyślesz e‑mail, upewnij się, że Twój potencjalny promotor nadal prowadzi aktywną rekrutację (czy ma miejsce w grupie badawczej, czy termin naboru jeszcze nie minął?).
- Sprawdź, czy uczelnia/profesor preferuje inny kanał kontaktu: Niektórzy wolą formularz na stronie labu lub platformę rekrutacyjną.
- Nie zrażaj się brakiem szybkiej odpowiedzi: Profesor może odpowiedzieć nawet po kilku tygodniach (zwłaszcza poza semestrem). Możesz uprzejmie przypomnieć się raz, ale z odstępem co najmniej 1–2 tygodni.
- Załącz CV tylko jeśli to sugeruje strona rekrutacyjna: Czasami lepiej zaczekać na odpowiedź, bo e‑mail z wieloma załącznikami może trafić do spamu.
- Bądź otwarty na sugestie: Jeśli profesor zaproponuje inny temat lub modyfikację Twoich planów, podejdź do tego z entuzjazmem i ciekawością – to sygnał, że poważnie rozważa współpracę z Tobą.
Podsumowanie
Wysyłając e‑mail z zapytaniem o możliwość doktoratu, trzeba połączyć profesjonalny ton, zwięzłą formę i akcent na wzajemne korzyści ze współpracy. Pamiętaj o personalizacji (odwołanie się do konkretnych badań profesora) i wyeksponowaniu własnych osiągnięć oraz umiejętności. Dobrze sformułowany e‑mail może być pierwszym krokiem do wartościowej współpracy naukowej – powodzenia!